ユーザーが使用するメイン画面は、普段使っているメールソフトと同じような構造になっています。画面上で、書類のテンプレートを開くと、Excel画面が立ち上がります。必要事項を記入して、申請ボタンを押せば完了！あらかじめ設定されてある稟議ルートにのって、Excelの稟議文書が自動で流れていきます。

管理者は、ExcelやWordで作成した稟議文書をテンプレートとしてサーバに登録し、稟議ルートを設定するだけでOK！Webベースのシステムと違い、わざわざ帳票を一からデザインする必要がありません。

「承認依頼メール」や「差し戻しメール」が、自動的に配信される

稟議文書が次の承認者に移るときに、「承認依頼メール」や「差し戻しメール」が自動的に配信されます。稟議文書が最終承認されると、「受領完了メール」が自動的に配信されます。申請後は、稟議ルートにのって自動的に稟議文書が流れていくため、申請者は特別な操作をする必要がありません。

『ワークフローEX』は、稟議文書に入力された金額を自動的に判断して、決済ルートを自動的に変更することができます。申請者は、金額によって、書類や承認者を選択するといった面倒な手間がかかりません。

「特定の個人」だけでなく「部署」や「役職」単位で、承認者を設定できます。

電子捺印ツールがExcelにアドオンされているため、稟議文書そのものに電子捺印ができます。

稟議文書がシステムに依存しないExcel・Wordだから、業者間でのやりとりにもご活用いただけます。稟議文書と一緒に添付ファイルも付けられるので、関係資料や見積もり資料を添付するなど、業者と効率よくやりとりできます。

他のワークフローシステムを導入した企業様の不満の声で多いのが、「稟議文書のフォームを修正するたびにカスタマイズ費用がかかる･･･」というもの。『ワークフローEX』は、ExcelやWordを稟議文書フォームとしているので、書類の一部の修正が必要になった場合でも、簡単に手直しができます。

情報は全て的確な暗号化を行っているので、万が一、盗み見られたとしても、内容が外部に流出する心配はありません。クライアント間の通信には、XML Webサービスを採用。HTTPポート（ポート80番）のみを使って、通信が行われるため、ファイアウォールに新たなポートを空ける必要がありません。既存のネットワークのセキュリティレベルに変更を加えることなく導入できます。