ワークフローEX
紙の稟議書を手間なく電子化！

ワークフロー機能

ドキュメントの新規作成、完了ドキュメントからの引用、申請・承認・取り下げ・引き戻しほか、多様な処理が行えます。各機能は、管理者設定により承認ステップごとに有効／無効を制御することができます。

ステップにおける並行処理

ドキュメントは共有され、そのファイルの編集作業は排他制御されるため、承認者はそれぞれ並行して処理を進めることが可能。また、各ステップの承認は「全員」か「いずれかひとり」を設定することができます。

申請（起票）処理のサポート

管理者により指定された優先的な申請帳票（テンプレート）をアイコン表示から選択することができます。申請可能なすべてのテンプレートは、カテゴライズされたツリーおよび一覧から選択できます。

ワークフロー状態の確認

進行中のワークフローの状態は、ドキュメントの「検索一覧」および選択ドキュメントの「ステップ一覧」で確認することができます。

承認者の変更

ワークフローの経路は基本的にテンプレート別に定型のものとなりますが、許可された範囲で後続の承認者のスキップや変更が可能です。

代理承認

申請および承認について代理者を設定することができます。

メール通知

ワークフローの状態の変化に応じて、「承認依頼通知」、「完了通知」、「差し戻し通知」などの通知メールが配信されます。

経路の分岐

経路は条件により分岐させることができます（Excelファイルの場合に有効）。

テンプレート間の引き継ぎ

一つのドキュメントの完了を受けて、これを別のテンプレートの申請に引き継ぐことができます（Excelファイルの場合に有効）。

ドキュメント管理機能

ドキュメントへの「コメント」や「添付ファイル」の追記、コンテンツファイルのプレビュー、ワークフローの履歴、ドキュメントの検索・閲覧・編集制御、ドキュメントへの採番や署名など、トータルな管理が行えます。

データ管理・連携機能

ドキュメントのコンテンツファイルと添付ファイルを、クライアントの任意のフォルダへ出力可能。

抽出されたコンテンツファイルのデータ値をCSV形式のファイルで出力OK（同一テンプレートのドキュメントが対象）。

新規ドキュメント作成時にサーバー上のCSVファイルやDBデータを指定のシートに引用することも可能。

多様なシステム関連機能

通信データおよび保存データの暗号化により安全な運用をサポート。

管理データはそれぞれのアクセス権限（参照権限と変更権限）により保護。

管理者による操作、および利用者によるドキュメントエクスプローラの操作は「操作ログ」として記録。

操作言語は多言語に対応できる設計（現在は日本語・英語に対応）。

人事データには有効期間を設定可能で、これにより組織変更などの事前設定が行え、スムーズな人事異動を実現。

ワークフローの経路はビジュアルに設定可能。テンプレートにおいて設定する帳票（文書ファイル）を利用期間によって世代管理することが可能。